G Suite + QuickTimeを使った海外パートナーとのコラボレーション方法

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時差や距離に関係なく良い仕事をするために大切なこと

住んでいる場所や話す言葉、バックグラウンドが違う人々と仕事をする時、共通の考え方を探してお互いフィットするように努力するよりは、依頼する側が先に仕事のルールを決めた上で進め方を議論する方が早いと感じています。今回のサイト翻訳プロジェクトでは、以下の点に配慮しました。

  • やるべきことを明確にする
  • 双方が同じルールで進める
  • 具体的なやり方が手に取るようにわかる(自分にも相手にも)
  • 期限、ステータスがわかる


遠隔にいる相手にもこれらがちゃんと伝わるように、G SuiteとQuickTimeを使ってコラボレーションしました。

G Suiteの利点

G SuiteはGoogleが提供するオフィスツールで、少し前まではGoogle Docsと呼ばれていました。インターネットさえつながればどこからでも仕事ができます。業務で主に利用しているのはワードに相当する「ドキュメント」エクセルに相当する「スプレッドシート」です。G Suiteは「ファイルやフォルダの権限管理が簡単」「同じファイルを同時編集できる」「注釈がつけられる」ことにより、

  • ドキュメントのバージョン管理が不要
  • 何をどう修正すべきかが明確


という利点があります。これにより遠隔のパートナーに仕事をお願いしても生産性を高めることができます。
具体的な使い方を見てみましょう。

ファイル・フォルダの権限管理

外部パートナー様にファイルのアクセス+編集を許可するには、以下を行います。これで許可をされた人がこのフォルダ内の情報にアクセスできます。アクセスの種類を「閲覧のみ」「編集可」選択することができますので、その時の状況に応じて設定してみてください。

ファイル・フォルダの権限管理

ファイル共有権限

この設定はフォルダだけでなくファイル単位でもできますので、ファイルのみアクセスを許可したい場合は、以下の画像を参考にしてください。

ファイル共有権限

 

スプレッドシートでワークフロー作成

プロジェクトを円滑に進めるにあたり、今回はスプレッドシートで進捗管理する方法を選びました。スプレッドシートに展開した簡単なサイトマップに日本語サイトのURLを割り当て、どのドキュメントに翻訳するかを指定。それぞれの翻訳ステータスを「Current→Need review→Finished」という形で共有しながら進めるスタイルにしました。

スプレッドシート

ドキュメントの同時編集・注釈をつける

翻訳はドキュメントで行いました。複数人が同時にアクセスでき、遠隔から同時編集できるのがとても便利です。また修正点に注釈をつけることができるので、どこを修正すべきかが明確になるだけでなく、修正点についてスレッド形式で議論を続けることができます。

写真

修正完了した注釈は「解決」をクリックして削除することもできますが、「コメント」から履歴を確認することもできます。

注釈

見出し機能でHTML化を少し効率化

翻訳ドキュメントはその後htmlになります。ドキュメント段階で該当箇所に見出し1(h1)/見出し2(h2)/見出し3(h3)などの見出しをつけておくと便利です。サイト化するチームメイトの手間が少しでも減るように配慮しましょう。

見出し機能

QuickTimeで動画マニュアル化しよう

ワークフローはこれまでご紹介した形だったのですが、パートナー様には動画を作成し、どのように進めるのかを明確にしました。なぜその作業が必要なのかまで細かく説明して差し上げることで、お互い同じ目線で仕事を進めることができます。動画作成にはQuickTimeを使用しました。

QuickTimeの利点

QuicktTimeはMac標準のメディアプレーヤーです。再生、録画、録音ができ、パソコン操作画面の録画までできます。今回はパソコンの画面を録画しながら仕事内容を説明しました。具体的な操作方法は以下の通りです。

画面の録画

ファイル>新規画面収録をクリックし、該当の画面を選択、録画マークを押して録画、保存します。

quicktime01

quicktime02

保存した画像は冒頭で紹介したフォルダに格納すれば、パートナー様も見れるようになります。

フォルダに動画をアップ

 

終わりに

いかがでしたか?ワークフローを決めて、仕事の仕方を具体的に案内することで相手にとっても自分にとっても仕事が進めやすくなります。クラウドツールを活用することによって時差や場所の制約に関係なく仕事を進めることができるようになります。このTipsがみなさんの日々の仕事に少しでもお役に立てたら嬉しいです。