大学のDrupal導入事例：200名の編集チームによるWebガバナンス

Drupal 8 海外事例：サウスダコタ州立大学

サウスダコタ州立大学は、研究分野の世界的リーダーを育てることに特化した、州立の研究大学です。ブルッキングスという街にあり、200種以上の教育プログラムを備えた州最大の大学です。学内のすべての部署・組織はウェブサイトを通じて調べることができ、キャンパスで働く200名以上のスタッフを通じて、日々情報発信されています。

すでにサイトにはたくさんのコンテンツがあり、大学側は、これ以上既存のCMSで運営するのには限界があると感じていました。そのCMSは、コンテンツ管理システムというよりはページ管理システムで、コンテンツ同士がページ内でリンクされたり、再利用できない仕組みでした。

なぜDrupalが選ばれたのか

大学のサイト運営チームのみなさんは興奮気味にDrupalを選びました。なぜならDrupalであれば、サイト内のコンテンツを簡単に関連づけることができたり、ライセンス料やベンダーの縛りがない、といったオープンソースならではのベネフィットもあったからです。

このプロジェクトではDrupal 8が最適なプラットフォームとして選ばれました。最新版のDrupalを選ぶことによって、私たちは戦略的で持続可能なサイトの機能拡張をしていくことを考えつつ、今後のロードマップ作成を行いました。Drupal 8は、編集しやすい操作画面を備えているので、大人数でサイト更新を行う大学スタッフのみなさんも、かなり効率的にサイト運営が行えるようになります。

リニューアルにあたり、クライアント様は既存のコンテンツの取捨選択と再編集を行う必要があったので、Drupal 7を使って中間ステージングサイトをご提供しました。このことで、クライアント様はDrupalの操作に慣れながら、新サイトのコンテンツ作りをできるようになりました。Drupal 8での新サイト開発と並行してコンテンツをアップデートする機会を提供することで、時間の節約にもつながりました。

プロジェクトについて（ゴール、要望、成果）

既存CMSの利用をやめ、SaaSの利用を検討していた頃、クライアントのIT部門やマーケティング部門の方は、SaaSを利用することによって、新機能の開発に制限がかかったり、組織のデータ管理がうまくいかなくなるのではないかと心配していました。他の大学のケースと同じように、クライアント様もDrupalを利用することでそういった心配を軽減することができました。

このプロジェクトの主なゴールの一つは、サイト内のコンテンツをリンクして関連付けさせることだったので、既存CMSを利用し続けることは編集スタッフのみなさんにとってかなり障害となりました。なぜなら、記事の関連付けができなかったからです。

例えば、イベントへのリンクや他のページへのリンクが変わると（新学期の学科コースカタログページなど）、編集スタッフさんは、そのページに戻って、そのリンクが貼ってあるすべてのページを編集し直さないといけなかったのです。すべてのリンクが変更されているかどうかを確認する作業はものすごく大変で、結局そのメンテナンスはできないケースもありました。

その意味で、クライアント様にとってDrupalへの新サイト移行はかなり画期的なことでした。サイトの運営がどう変わったかというと、他のスタッフに記事の編集を割り振ったり、コンテンツを編集したり削除するためにフラグを立てたり、編集履歴を確認できたりします。よりチーム内でコラボレーションしながら編集作業を進めることができるようになったのです。

終わりに

Drupalを採用することによって、200人の編集スタッフの方々が共同でサイト運営に関わることができるようになった事例をご紹介しました。

この大学の事例のように大きな組織では色々な部署にWeb編集チームがあり、その統制は困難を極めます。Webガバナンスという考え方を導入し課題を解決するケースも多数ございますので、興味のある方はこちらの「DrupalとWebガバナンス」も合わせてお読みください。